Outsourcing de impressão (ou print outsourcing) é a contratação de um fornecedor especializado para cuidar de toda a operação de impressão da empresa — equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte técnico e gestão de uso — por uma mensalidade fixa ou por custo por página impressa. É um modelo consolidado em grandes empresas e que vem ganhando espaço entre PMEs por entregar economia real e previsibilidade.
O primeiro ganho é a previsibilidade financeira. Em vez de gastos imprevistos com toner, peças, visitas técnicas e substituição de equipamentos, a empresa passa a ter uma despesa única e planejada todo mês. Isso facilita o orçamento, libera o departamento financeiro de processos de compra recorrentes e elimina aquelas surpresas que estouram o orçamento trimestral.
O segundo ganho é a redução do custo por página. Fornecedores especializados conseguem preços melhores em equipamentos, suprimentos e peças por comprarem em escala. Esse benefício é repassado ao cliente, gerando economia de 20% a 40% em comparação ao modelo tradicional de compra. Em uma operação que gasta R$ 5 mil por mês com impressão, isso representa até R$ 24 mil por ano de economia.
O terceiro ganho é o controle de uso. Softwares de contabilização de páginas mostram quem imprime o quê, em qual departamento, em qual horário e em qual equipamento. Esses dados ajudam a criar políticas de impressão (cota mensal por usuário, impressão duplex obrigatória, bloqueio de cores em documentos internos) e reduzir desperdícios. Pesquisas mostram que, em média, 15% do volume impresso de uma empresa é descartado sem ser lido — dinheiro literalmente jogado fora.
O quarto ganho é o suporte técnico dedicado. Em vez de abrir chamado com vários fornecedores diferentes (um para a impressora, outro para o toner, outro para a peça), a empresa tem um único ponto de contato com tempo de resposta acordado em contrato (SLA). Para empresas onde a parada de impressão impacta diretamente a operação — escritórios contábeis, jurídicos, hospitais, lojas — isso é decisivo.
O quinto ganho é o treinamento da equipe. Bons contratos incluem capacitação dos usuários para otimização dos recursos de impressão: como configurar a impressora padrão para preto e branco, como imprimir em duplex automático, como evitar testes desnecessários. Esses ajustes simples cortam até 20% do volume impresso sem perda de produtividade.
Por fim, o outsourcing libera o time de TI para focar em projetos estratégicos. Cuidar de impressora, abrir chamado, gerenciar estoque de toner — nada disso gera valor para o negócio. Entregar tecnologia que impulsiona o negócio, sim.
Como implementar: comece com um diagnóstico do parque atual (quantas impressoras, modelos, volume mensal, gastos com toner e manutenção nos últimos 12 meses). Com esses dados em mãos, peça uma proposta de outsourcing e compare o custo total. Em quase todos os casos a economia aparece já no primeiro mês.
A BR Laser estrutura contratos de outsourcing para empresas a partir de 3 impressoras, com software de contabilização e treinamento da equipe inclusos. Solicite uma proposta personalizada e descubra quanto sua empresa pode economizar.