Decidir entre comprar ou alugar uma impressora é uma das dúvidas mais comuns entre empresários e gestores de TI. A escolha impacta diretamente no fluxo de caixa, na produtividade da equipe e na previsibilidade dos custos operacionais. Neste artigo vamos esclarecer os principais pontos para que sua empresa tome a melhor decisão e pare de perder dinheiro com impressão.
Quando você compra uma impressora, está adquirindo apenas o equipamento. A partir dali, todos os custos passam a ser seus: toner original (que pode custar mais que a própria impressora), peças de reposição, visitas técnicas, descarte correto de suprimentos, papel, energia e o risco da obsolescência tecnológica em três ou quatro anos. Some isso e o custo total de propriedade (TCO) cresce de forma silenciosa, sem que ninguém na empresa perceba.
Na locação, ao contrário, todos esses itens estão inclusos em uma mensalidade fixa. A empresa sabe exatamente quanto vai gastar com impressão todo mês, independentemente de quebras, trocas de toner ou substituição de equipamentos. Esse modelo de previsibilidade é especialmente valioso para empresas em crescimento, que precisam controlar o capital de giro.
Para empresas que imprimem volumes médios e altos — acima de 500 páginas por mês — a locação costuma reduzir o custo total em até 40% em comparação com o modelo de compra. Isso acontece por três razões: o fornecedor compra equipamentos e suprimentos em escala, distribui o custo da manutenção entre vários clientes e elimina o desperdício de toner pela troca no momento certo.
Outro ponto importante é o atendimento técnico. Em um contrato de locação, o tempo de resposta está definido em SLA (Service Level Agreement). Se a impressora quebra, o fornecedor envia um técnico em até 24 horas e, se necessário, substitui o equipamento por outro do mesmo porte. No modelo de compra, cada chamada técnica vira uma negociação à parte, com custo de visita, peças e mão de obra.
A compra ainda pode fazer sentido em alguns cenários: volumes muito baixos (até 200 páginas/mês), uso esporádico ou empresas que já possuem estrutura interna de TI capaz de manter a operação de impressão. Mas é importante lembrar que o custo do toner original costuma representar mais de 60% do gasto total ao longo da vida útil da impressora — um detalhe que muitas empresas ignoram na hora da compra.
Vale também considerar o impacto contábil. Na locação, o valor pago é despesa operacional, dedutível do imposto. Na compra, o equipamento entra como ativo imobilizado e sofre depreciação ao longo dos anos. Para muitas empresas, especialmente as de regime de lucro real, esse detalhe contábil já justifica a escolha pela locação.
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